Università degli Studi di Pavia Sistema Bibliotecario
Divisione Biblioteche

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Il servizio NILDE per il document delivery

di Caterina Barazia

Indice

1NILDE
   1.1 Regolamento
   1.2 Manuale d'uso, F.A.Q. e la lista NILDE-fornitrici
   1.3 My DD: la richiesta e l'evasione degli ordini
   1.4 Ricerca nei cataloghi per il DD NILDE
   1.5 L'adesione a livello d'Ateneo
   1.6 Reports e my account
   1.7 Sviluppi di NILDE
   1.8 Fattori in favore dell'adesione a NILDE

Note bibliografiche e sitografiche

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2. NILDE

NILDE (Network Inter-Library Document Exchange) è un servizio di DD basato su un software che permette alle biblioteche di richiedere e di fornire documenti in maniera reciproca, mediante moduli web. NILDE è stato sviluppato negli anni 2000-2002 dalla Biblioteca d'Area del CNR di Bologna, grazie allo studio della dr. Silvana Mangiaracina e nell'ambito del progetto BiblioMIME, rivolto alla realizzazione di servizi avanzati di DD tra le biblioteche [1]; messo alla prova NILDE ha riscosso un alto indice di gradimento fra le biblioteche fino a stabilizzarsi come sistema autonomo.
NILDE è accessibile all'indirizzo <http://nilde.bo.cnr.it/>. Sulla homepage sono visibili:

1.1 Regolamento

Il regolamento NILDE prevede per le biblioteche aderenti condizioni che garantiscano la massima snellezza nell'erogazione e nella fruizione del servizio: reciprocità e gratuità, impegno a rendere visibile il proprio catalogo, rapidità di evasione delle richieste (mediamente 2 giorni lavorativi), equilibrio nella distribuzione delle richieste su tutte le biblioteche; la scelta della modalità con cui fornire i documenti è a discrezione della singola biblioteca, che può scegliere tra l'invio di una copia cartacea per posta o via fax oppure l'invio di una copia digitale temporanea attraverso un sistema di Internet delivery (Ariel, Prospero, NILDE). Le biblioteche si impegnano a fornire gratuitamente i documenti, tuttavia è prevista la possibilità di richiedere un rimborso a fine anno nel caso in cui si registri un forte squilibrio nel numero di documenti richiesti rispetto ai ricevuti: le biblioteche che si trovino in queste condizioni sono obbligate a indicare gli eventuali rimborsi per articolo che potrebbero essere addebitati a fine anno.

1.2 Manuale d'uso, F.A.Q. e la lista NILDE-fornitrici

Nella sezione Documenti sono inseriti il Manuale d'uso e le F.A.Q.; si tratta di strumenti chiari e completi, in cui i bibliotecari possono trovare tutte le informazioni sul servizio e le indicazioni per risolvere i problemi. Il Manuale è ampio e articolato, le F.A.Q. consentono di rispondere a tutti i quesiti più ordinari.
Un ulteriore strumento di informazione per le biblioteche aderenti è la lista di discussione NILDE-fornitrici ("nilde-forni"), alla quale una biblioteca viene automaticamente iscritta nel momento in cui effettua la registrazione. Attraverso NILDE-fornitrici vengono segnalate novità sul servizio, inviati suggerimenti, discussi casi particolari.

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1.3 my DD: la richiesta e l'evasione degli ordini

La sezione my DD contiene i moduli per la richiesta e l'evasione degli ordini. Per effettuare una richiesta è necessario selezionare la voce Richiesta articolo, scegliere la biblioteca e compilare il modulo che appare inserendo i riferimenti bibliografici dell'articolo e confermando l'ordine; alcuni campi facoltativi (nome utente, e-mail utente, note, numero di protocollo) possono essere compilati se si ritiene opportuno o se si desidera comunicare altre informazioni alla biblioteca. NILDE assegna un numero univoco ad ogni richiesta, che viene comunicato al termine della compilazione del modulo, e contestualmente invia un'e-mail di notifica alla biblioteca fornitrice con subject "Richiesta articolo Num. Ordine xxxx"; un'altra e-mail viene inviata alla biblioteca che ha effettuato la richiesta, con subject "Avviso di Nuovo Ordine in Attesa. Num: xxxx". La biblioteca richiedente può controllare lo stato delle sue richieste nel box Richieste in attesa, attraverso il quale può anche annullarle.

Quando una biblioteca riceve una richiesta di fornitura viene allertata dal messaggio e-mail inviato da NILDE; per evadere gli ordini, dopo aver predisposto la copia del documento da inviare, deve scegliere la voce Ordini da evadere nella sezione my DD, selezionare il bottone con il numero d'ordine corrispondente e compilare il modulo. I campi da compilare obbligatoriamente sono il numero delle pagine dell'articolo, il nome dell'operatore e il tipo di operazione, cioè la modalità di invio: NILDE, Posta, Fax, Ariel, Altro oppure Inevaso (in questo caso il numero delle pagine è 0 e non viene inviato alcun documento). Se si sceglie una modalità che comporta il trasferimento di un file digitale (NILDE, Ariel, Altro) occorre inserire il nome e il percorso del file contenente l'articolo oppure eseguire l'operazione di trasferimento del file attraverso il software utilizzato (Ariel, Prospero). L'operazione si conclude confermando l'invio ed eventualmente inviando la copia cartacea dell'articolo; la biblioteca richiedente viene avvisata da un messaggio con subject: "Invio articolo relativo all'ordine N. xxxx".

1.4 Ricerca nei cataloghi per il DD NILDE

Sulla barra orizzontale in alto compare il rimando a Info, una pagina di statistiche generali su NILDE in cui sono riportati anche i dati sulla tipologia delle biblioteche aderenti, sulla partecipazione a cataloghi nazionali (SBN, ACNP) e la lista delle biblioteche. Sempre sulla barra orizzontale è linkata la pagina Cataloghi, dalla quale è possibile accedere ai cataloghi delle biblioteche aderenti, ordinati per ambito disciplinare, e ai singoli form di richiesta già compilati nei campi relativi alla biblioteca fornitrice.
NILDE collabora storicamente con il CIB di Bologna e dal momento che quasi 4 biblioteche su 5 partecipano ad ACNP sono stati sviluppati accorgimenti che facilitano il passaggio dalla ricerca in catalogo alla richiesta di fornitura di un articolo. Una volta effettuata una ricerca in ACNP dal record titolo è possibile selezionare l'opzione document delivery: le biblioteche che possiedono il periodico compaiono in forma di elenco, in tabelle. Ogni tabella contiene i dati della biblioteca, il posseduto, indicazioni sulle condizioni di fornitura e comandi che permettono di inviare direttamente una richiesta DD: attraverso la posta elettronica e, per le biblioteche aderenti, il servizio ILL NILDE; selezionando questo bottone si apre il form di richiesta NILDE (previa identificazione), già compilato nei campi relativi alla biblioteca fornitrice e al titolo del periodico. Un'opzione analoga è stata sviluppata anche a partire dal catalogo economico-giuridico Essper e con il metacatalogo specializzato MAI per NILDE, che interroga simultaneamente i cataloghi di biblioteche NILDE che non fanno parte nè di ACNP, nè di SBN.
Per ricerche di documenti di natura non periodica o di periodici non trovati in ACNP o in MAI per NILDE è possibile interrogare singolarmente gli opac delle biblioteche NILDE oppure effettuare ricerche nel catalogo collettivo Indice SBN. In questo caso, dopo l'esito della ricerca, è necessario verificare che le biblioteche in possesso del documento siano presenti nella lista NILDE e quindi procedere con la richiesta compilando il modulo dal menu "my DD".

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1.5 L'adesione a livello d'Ateneo

Dal 2006 la sottoscrizione a NILDE è subordinata al pagamento di una quota annuale per l'ammortizzamento dei costi di gestione del servizio. Sono previste diverse formule di adesione: biblioteca, ente, progetto o consorzio. La formula ente, scelta dall'Università di Pavia, prevede il pagamento di una quota annuale unica, proporzionale al numero di biblioteche dell'ente che aderiscono a NILDE, che viene corrisposta a NILDE direttamente dalla Divisione biblioteche.
La biblioteca UniPV che decida di aderire a NILDE deve effettuare due operazioni:

  1. compilare il Modulo registrazione biblioteca, accessibile dalla barra orizzontale in alto e all'interno del menu Sottoscrizione, inserendo i propri dati anagrafici e scegliendo le voci qui indicate per i seguenti menu a tendina:
    Tipo biblioteca: Università
    Ente di appartenenza: Atenei italiani - Pavia
    Progetto o Consorzio di Enti Pubblici di afferenza (*): (campo vuoto)
    Nei dati per la fatturazione devono essere inseriti gli estremi fiscali dell'Università.
    Dopo aver compilato tutti i dati si procede con il bottone "avanti" e viene visualizzata una pagina riepilogativa contenente l'indicazione "il corrispettivo per i servizi NILDE [...] è di euro 0". Il servizio NILDE invia un messaggio alla biblioteca confermando l'abilitazione e comunicando username e password (che può essere cambiata).
  2. Inviare un'e-mail alla Divisione biblioteche <divisione.biblioteche@unipv.it>, segnalando l'adesione a NILDE.

Una nuova biblioteca facente parte di un ente ha diritto a un periodo di prova gratuita allargato (la quota corrispondente per il servizio NILDE verrà pagata dall'ente solo l'anno successivo); la biblioteca ha però il vincolo della reciprocità fin dall'inizio.

1.6 Reports e my account

Il servizio NILDE permette alle biblioteche di visualizzare statistiche sul servizio generale e personale e di modificare i dati del proprio account, anche temporaneamente.
Nella sezione my DD è presente il menu reports, che permette alle biblioteche di ottenere in qualsiasi momento elenchi dettagliati su DD attivi e passivi, suddivisi per anno e ordinati secondo parametri diversi (generale, biblioteca, mese, rivista utente); oltre a ricavare dati numerici e statistici è possibile visualizzare nel dettaglio le singole richieste; i reports per rivista permettono di fare considerazioni sui titoli più richiesti (e in quali annate), in attivo e passivo, che possono aiutare nelle scelte sullo sviluppo della collezione, quando occorra procedere a tagli o decidere di attivare nuovi abbonamenti. Il report utenti permette di ordinare le richieste in base al campo facoltativo nel form di richiesta "nome utente"; oltre a utilizzare il campo inserendo il nominativo del richiedente la biblioteca può sfruttare la sua flessibilità per ordinare i dati secondo criteri formali o semantici: per esempio inserendo il cognome di un docente di riferimento, o sigle riferite ai dipartimenti o agli insegnamenti...
Il menu my account permette di modificare i dati anagrafici della propria biblioteca, di esportare dati statistici e di visualizzare report statistici riguardanti tutte le biblioteche appartenenti al proprio ente. Relativamente ai propri dati anagrafici in modifica account è possibile compilare il campo costo articolo nelle condizioni di fornitura, informazione che le biblioteche con forti squilibri tra i DD attivi e passivi sono obbligati a segnalare per poter eventualmente richiedere il rimborso spese a fine anno. Un altro campo utile sul proprio account è la sospensione temporanea dal servizio, che permette alle biblioteche di bloccare le richieste di DD attivo in periodi in cui il personale è assente. Attraverso il menu esporta dati è invece possibile estrarre dal database NILDE i dati sui propri DD attivi e passivi, salvandoli come file.txt e importandoli in un foglio Excel. Infine la funzione Report per Ente-Progetto permette di visualizzare gli scambi avvenuti tra le biblioteche Nilde appartenenti all'ente, internamente, oppure gli scambi tra le biblioteche dell'ente e tutte le biblioteche Nilde.

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1.7 Sviluppi di NILDE

Con la nuova versione del software NILDE 3 è stato realizzato il modulo my Users, che permette di creare un archivio di utenti abilitati a inviare ordini alla biblioteca, la quale provvede a confermarli inoltrando la richiesta a una biblioteca NILDE o a una biblioteca esterna; l'utente può controllare in ogni momento stato del suo ordine. Se l'ordine è compilato nel campo ISSN è possibile verificare direttamente quali biblioteche NILDE che partecipano ad ACNP possiedono il periodico.
Un'ulteriore novità consente di configurare una base dati che supporti lo standard OpenURL [2], in modo che l'utente abilitato possa effettuare le ricerche sulla base dati, individuare un articolo d'interesse e attivare direttamente il modulo di richiesta NILDE già compilato con i dati dell'articolo.
My Users è uno strumento di sicuro interesse per il pubblico, tuttavia è importante che la biblioteca abbia un'utenza esperta nella ricerca in cataloghi e basi dati, in grado di inoltrare richieste compilate correttamente e relative a materiale che non sia già posseduto dalla biblioteca; il modulo utenti non solleva il bibliotecario dal lavoro di ricerca nei cataloghi prima dell'inoltro delle richieste.

1.8 Fattori in favore dell'adesione a NILDE

NILDE offre un servizio che permette di ottimizzare le procedure, beneficiando di una sensibile riduzione del tempo occorrente per l'espletamento delle richieste DD e di un una maggiore tasso di successo, tuttavia queste agevolazioni comportano un sensibile aumento del traffico di richieste. Prima di decidere di aderire a NILDE è quindi importante che una biblioteca consideri diversi pro e contro; alcuni elementi a favore dell'adesione, da valutare nel loro insieme, possono essere:

Relativamente all'utenza è di fondamentale importanza che la biblioteca pubblicizzi i propri servizi: molto spesso i lettori non richiedono un servizio perché non ne conoscono l'esistenza, mentre potrebbero essere molto interessati ad usufruirne.

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Note bibliografiche e sitografiche

[1] Progetto BiblioMIME : Progettazione e sviluppo di servizi avanzati di document delivery tra biblioteche / CNR, <http://www.bibliomime.cnr.it/intro.htm>.

[2] The OpenURL framework for context-sensitive services (ANSI/NISO Z39.88 - 2004),
<http://www.niso.org/standards/standard_detail.cfm?std_id=783>. *Lo standard completo è scaricabile in formato .pdf.

[Indice]

Questa pagina è stata realizzata per il personale delle biblioteche dell'Università di Pavia; lo scopo principale è di presentare il servizio NILDE, per il quale vengono fatti riferimenti ai punti specifici del Manuale d'uso.

Pagina creata il 2006-05-05 da Caterina Barazia, ultimo aggiornamento 2007-01-26.
URL: <http://siba.unipv.it/divisionebiblioteche/nilde.htm>