| Università degli Studi di Pavia | Sistema Bibliotecario | |
| Divisione Biblioteche | ||
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Strada Nuova, 65 - 27100 Pavia
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1. Servizio di document delivery
1.1 Modalità di spedizione
1.2 Normativa sul DD
1.3 Servizi organizzati
2. NILDE
2.1 Regolamento
2.2 Manuale d'uso, F.A.Q. e la lista NILDE-fornitrici
2.3 My DD: la richiesta e l'evasione degli ordini
2.4 Ricerca nei cataloghi per il DD NILDE
2.5 L'adesione a livello d'Ateneo
2.6 Reports e my account
2.7 Sviluppi di NILDE
2.8 Fattori in favore dell'adesione a NILDE
3. I servizi organizzati più usati in Italia
3.1 ILL SBN
3.2 Subito
3.3 British Library's remote copy services
Note bibliografiche e sitografiche
Il servizio di document delivery (DD) viene attivato per soddisfare la domanda del pubblico di documenti non presenti in biblioteca, principalmente articoli scientifici: i documenti vengono richiesti a un'altra biblioteca e forniti in copia riprodotta. Generalmente il DD è basato sul reciproco scambio fra le biblioteche e pertanto si configura come un servizio bidirezionale: la stessa biblioteca può assumere il ruolo di erogatore, nel caso in cui fornisca su richiesta la copia di un documento ad un'altra biblioteca (DD attivo), oppure di richiedente, nel caso in cui sia essa stessa a richiedere e ricevere la copia del documento (DD passivo).
In Italia il servizio viene erogato per lo più gratuitamente, anche se alcune biblioteche richiedono un rimborso per le spese di riproduzione e invio del materiale; più raramente viene applicata una tariffa per il servizio stesso.
L'IFLA ha istituito una sezione dedicata ai servizi DD e ILL, la Section on document delivery & interlending, che mantiene un documento in cui sono fissati i principi fondamentali per la procedura dei due servizi [1].
La copia di un documento può essere cartacea, ottenuta attraverso fotocopiatura o stampa del documento originale, oppure digitale, generata mediante uno scanner; attraverso lo scanner viene prodotto un file immagine, che può successivamente essere convertito in altro formato più leggero.
Una copia cartacea può essere inviata per posta o fax, mentre un file può essere inviato come allegato e-mail oppure depositato su un server e prelevato dalla biblioteca ricevente. Esistono software specifici (Internet document delivery system, IDD) che agevolano le operazioni di DD elettronico: conversione delle immagini acquisite tramite scanner in formato più leggero, generazione automatica di e-mail di notifica, cifratura di file per la trasmissione protetta (resa possibile da Digital Right Management system, o DRM, programmi che permettono di controllare il numero di accessi e la durata nel tempo di un file); i software IDD più usati in Italia sono Ariel e Prospero [2] e le biblioteche aderenti a NILDE possono anche usufruire del sistema NILDE per la trasmissione protetta di file in formato pdf.
La normativa vigente sul diritto d'autore (cfr. in particolare la Direttiva 2001/29 CE [3] e il DL n. 68/2003 [4]), pur non prevedendo disposizioni specifiche sul servizio DD, ne rende possibile l'applicazione nelle biblioteche: (DL 68/2003, Capo I, art. 9: nuovi art. 68 e 68-bis del Capo V, tit. I, modificati della L 633/1941) "la riproduzione di opere per uso personale è consentita nei limiti del 15% di ciascun volume o fascicolo di periodico, escluse le pagine di pubblicità"; relativamente alla tecnica di riproduzione e di trasmissione della copia "sono consentite riproduzioni effettuate mediante fotocopia, xerocopia o sistema analogo" e sono consentiti "atti di riproduzione temporanea transitori e accessori e parte integrante ed essenziale di un procedimento tecnologico, eseguiti all'unico scopo di consentire la trasmissione in rete tra terzi".
Un tipo di trasmissione analoga può avvenire tramite fax oppure mediante trasferimento via Internet di una copia elettronica protetta (modalità di Internet delivery di tipo fax-based), ottenuta attraverso un programma per la cifratura di file (DRM); la riproduzione di un documento tramite scanner genera una copia che differisce dall'originale e può essere utilizzata per la trasmissione in formato elettronico.
Mancando tuttavia disposizioni specifiche sul DD nella legge, eventuali clausole presenti nel contratto stipulato fra biblioteche ed editori prevalgono sulla legge generale: solitamente non vi sono controindicazioni all'invio di copie cartacee, mentre possono esserci limitazioni nella trasmissione elettronica di file, anche se non originali; talvolta la licenza permette l'invio del file originale, applicando restrizioni nel numero di documenti inviati in un arco temporale definito [5].
Nella sezione Documenti di Nilde è consultabile l'archivio Help licenze, che permette di verificare le clausole DD contenute nelle licenze negoziate dai consorzi e dai gruppi d'acquisto italiani con gli editori.
Il servizio DD può essere effettuato da qualsiasi biblioteca anche estemporaneamente, tuttavia può risultare vantaggioso aderire a forme di servizio organizzato in cui le biblioteche applichino regole comuni per l'espletamento del servizio, come NILDE.
È anche possibile ricorrere a servizi commerciali per la fornitura di documenti, soprattutto quando le richieste non possono essere soddisfatte limitandosi a ricerche sul territorio nazionale: in questo caso il servizio è monodirezionale e corrisposto a pagamento, e può essere rivolto anche a studenti, privati, ditte. All'estero esistono molti document delivery services (DDS), spesso sorti presso biblioteche di grandi dimensioni o consorzi, centri di documentazione, privati; un repertorio internazionale di questi fornitori è mantenuto da DocDel.net [6].
Per valutare la possibilità di servirsi di un DDS una biblioteca può:
NILDE (Network Inter-Library Document Exchange) è un servizio di DD basato su un software che permette alle biblioteche di richiedere e di fornire documenti in maniera reciproca, mediante moduli web. NILDE è stato sviluppato negli anni 2000-2002 dalla Biblioteca d'Area del CNR di Bologna, grazie allo studio della dr. Silvana Mangiaracina e nell'ambito del progetto BiblioMIME, rivolto alla realizzazione di servizi avanzati di DD tra le biblioteche [7]; messo alla prova NILDE ha riscosso un alto indice di gradimento fra le biblioteche fino a stabilizzarsi come sistema autonomo.
NILDE è accessibile all'indirizzo <http://nilde.bo.cnr.it/>. Sulla homepage sono visibili:
Il regolamento NILDE prevede per le biblioteche aderenti condizioni che garantiscano la massima snellezza nell'erogazione e nella fruizione del servizio: reciprocità e gratuità, impegno a rendere visibile il proprio catalogo, rapidità di evasione delle richieste (mediamente 2 giorni lavorativi), equilibrio nella distribuzione delle richieste su tutte le biblioteche; la scelta della modalità con cui fornire i documenti è a discrezione della singola biblioteca, che può scegliere tra l'invio di una copia cartacea per posta o via fax oppure l'invio di una copia digitale temporanea attraverso un sistema di Internet delivery (Ariel, Prospero, NILDE). Le biblioteche si impegnano a fornire gratuitamente i documenti, tuttavia è prevista la possibilità di richiedere un rimborso a fine anno nel caso in cui si registri un forte squilibrio nel numero di documenti richiesti rispetto ai ricevuti: le biblioteche che si trovino in queste condizioni sono obbligate a indicare gli eventuali rimborsi per articolo che potrebbero essere addebitati a fine anno.
Nella sezione Documenti sono inseriti il Manuale d'uso e le F.A.Q.; si tratta di strumenti chiari e completi, in cui i bibliotecari possono trovare tutte le informazioni sul servizio e le indicazioni per risolvere i problemi. Il Manuale è ampio e articolato, le F.A.Q. consentono di rispondere a tutti i quesiti più ordinari.
Un ulteriore strumento di informazione per le biblioteche aderenti è la lista di discussione NILDE-fornitrici ("nilde-forni"), alla quale una biblioteca viene automaticamente iscritta nel momento in cui effettua la registrazione. Attraverso NILDE-fornitrici vengono segnalate novità sul servizio, inviati suggerimenti, discussi casi particolari.
La sezione my DD contiene i moduli per la richiesta e l'evasione degli ordini. Per effettuare una richiesta è necessario selezionare la voce Richiesta articolo, scegliere la biblioteca e compilare il modulo che appare inserendo i riferimenti bibliografici dell'articolo e confermando l'ordine; alcuni campi facoltativi (nome utente, e-mail utente, note, numero di protocollo) possono essere compilati se si ritiene opportuno o se si desidera comunicare altre informazioni alla biblioteca. NILDE assegna un numero univoco ad ogni richiesta, che viene comunicato al termine della compilazione del modulo, e contestualmente invia un'e-mail di notifica alla biblioteca fornitrice con subject "Richiesta articolo Num. Ordine xxxx"; un'altra e-mail viene inviata alla biblioteca che ha effettuato la richiesta, con subject "Avviso di Nuovo Ordine in Attesa. Num: xxxx". La biblioteca richiedente può controllare lo stato delle sue richieste nel box Richieste in attesa, attraverso il quale può anche annullarle.
Quando una biblioteca riceve una richiesta di fornitura viene allertata dal messaggio e-mail inviato da NILDE; per evadere gli ordini, dopo aver predisposto la copia del documento da inviare, deve scegliere la voce Ordini da evadere nella sezione my DD, selezionare il bottone con il numero d'ordine corrispondente e compilare il modulo. I campi da compilare obbligatoriamente sono il numero delle pagine dell'articolo, il nome dell'operatore e il tipo di operazione, cioè la modalità di invio: NILDE, Posta, Fax, Ariel, Altro oppure Inevaso (in questo caso il numero delle pagine è 0 e non viene inviato alcun documento). Se si sceglie una modalità che comporta il trasferimento di un file digitale (NILDE, Ariel, Altro) occorre inserire il nome e il percorso del file contenente l'articolo oppure eseguire l'operazione di trasferimento del file attraverso il software utilizzato (Ariel, Prospero). L'operazione si conclude confermando l'invio ed eventualmente inviando la copia cartacea dell'articolo; la biblioteca richiedente viene avvisata da un messaggio con subject: "Invio articolo relativo all'ordine N. xxxx".
Sulla barra orizzontale in alto compare il rimando a Info, una pagina di statistiche generali su NILDE in cui sono riportati anche i dati sulla tipologia delle biblioteche aderenti, sulla partecipazione a cataloghi nazionali (SBN, ACNP) e la lista delle biblioteche. Sempre sulla barra orizzontale è linkata la pagina Cataloghi, dalla quale è possibile accedere ai cataloghi delle biblioteche aderenti, ordinati per ambito disciplinare, e ai singoli form di richiesta già compilati nei campi relativi alla biblioteca fornitrice.
NILDE collabora storicamente con il CIB di Bologna e dal momento che quasi 4 biblioteche su 5 partecipano ad ACNP sono stati sviluppati accorgimenti che facilitano il passaggio dalla ricerca in catalogo alla richiesta di fornitura di un articolo. Una volta effettuata una ricerca in ACNP dal record titolo è possibile selezionare l'opzione document delivery: le biblioteche che possiedono il periodico compaiono in forma di elenco, in tabelle. Ogni tabella contiene i dati della biblioteca, il posseduto, indicazioni sulle condizioni di fornitura e comandi che permettono di inviare direttamente una richiesta DD: attraverso la posta elettronica e, per le biblioteche aderenti, il servizio ILL NILDE; selezionando questo bottone si apre il form di richiesta NILDE (previa identificazione), già compilato nei campi relativi alla biblioteca fornitrice e al titolo del periodico. Un'opzione analoga è stata sviluppata anche a partire dal catalogo economico-giuridico Essper.
Per ricerche di documenti di natura non periodica o di periodici non presenti in ACNP è possibile interrogare singolarmente gli opac delle biblioteche NILDE oppure effettuare ricerche su cataloghi collettivi come l'Indice SBN, oppure su metaopac come il MAI. In questo caso, dopo l'esito della ricerca, è necessario verificare che le biblioteche in possesso del documento siano presenti nella lista NILDE e quindi procedere con la richiesta compilando il modulo dal menu "my DD".
Dal 2006 la sottoscrizione a NILDE è subordinata al pagamento di una quota annuale per l'ammortizzamento dei costi di gestione del servizio. Sono previste diverse formule di adesione: biblioteca, ente, progetto o consorzio. La formula ente, scelta dall'Università di Pavia, prevede il pagamento di una quota annuale unica, proporzionale al numero di biblioteche dell'ente che aderiscono a NILDE, che viene corrisposta a NILDE direttamente dalla Divisione biblioteche.
La biblioteca UniPV che decida di aderire a NILDE deve effettuare due operazioni:
Una nuova biblioteca facente parte di un ente ha diritto a un periodo di prova gratuita allargato (la quota corrispondente per il servizio NILDE verrà pagata dall'ente solo l'anno successivo); la biblioteca ha però il vincolo della reciprocità fin dall'inizio.
Il servizio NILDE permette alle biblioteche di visualizzare statistiche sul servizio generale e personale e di modificare i dati del proprio account, anche temporaneamente.
Nella sezione my DD è presente il menu reports, che permette alle biblioteche di ottenere in qualsiasi momento elenchi dettagliati su DD attivi e passivi, suddivisi per anno e ordinati secondo parametri diversi (generale, biblioteca, mese, rivista utente); oltre a ricavare dati numerici e statistici è possibile visualizzare nel dettaglio le singole richieste; i reports per rivista permettono di fare considerazioni sui titoli più richiesti (e in quali annate), in attivo e passivo, che possono aiutare nelle scelte sullo sviluppo della collezione, quando occorra procedere a tagli o decidere di attivare nuovi abbonamenti. Il report utenti permette di ordinare le richieste in base al campo facoltativo nel form di richiesta "nome utente"; oltre a utilizzare il campo inserendo il nominativo del richiedente la biblioteca può sfruttare la sua flessibilità per ordinare i dati secondo criteri formali o semantici: per esempio inserendo il cognome di un docente di riferimento, o sigle riferite ai dipartimenti o agli insegnamenti...
Il menu my account permette di modificare i dati anagrafici della propria biblioteca, di esportare dati statistici e di visualizzare report statistici riguardanti tutte le biblioteche appartenenti al proprio ente. Relativamente ai propri dati anagrafici in modifica account è possibile compilare il campo costo articolo nelle condizioni di fornitura, informazione che le biblioteche con forti squilibri tra i DD attivi e passivi sono obbligati a segnalare per poter eventualmente richiedere il rimborso spese a fine anno. Un altro campo utile sul proprio account è la sospensione temporanea dal servizio, che permette alle biblioteche di bloccare le richieste di DD attivo in periodi in cui il personale è assente. Attraverso il menu esporta dati è invece possibile estrarre dal database NILDE i dati sui propri DD attivi e passivi, salvandoli come file.txt e importandoli in un foglio Excel. Infine la funzione Report per Ente-Progetto permette di visualizzare gli scambi avvenuti tra le biblioteche Nilde appartenenti all'ente, internamente, oppure gli scambi tra le biblioteche dell'ente e tutte le biblioteche Nilde.
Con la nuova versione del software NILDE 3 è stato realizzato il modulo my Users, che permette di creare un archivio di utenti abilitati a inviare ordini alla biblioteca, la quale provvede a confermarli inoltrando la richiesta a una biblioteca NILDE o a una biblioteca esterna; l'utente può controllare in ogni momento stato del suo ordine. Se l'ordine è compilato nel campo ISSN è possibile verificare direttamente quali biblioteche NILDE che partecipano ad ACNP possiedono il periodico.
Un'ulteriore novità consente di configurare una base dati che supporti lo standard OpenURL [8], in modo che l'utente abilitato possa effettuare le ricerche sulla base dati, individuare un articolo d'interesse e attivare direttamente il modulo di richiesta NILDE già compilato con i dati dell'articolo.
My Users è uno strumento di sicuro interesse per il pubblico, tuttavia è importante che la biblioteca abbia un'utenza esperta nella ricerca in cataloghi e basi dati, in grado di inoltrare richieste compilate correttamente e relative a materiale che non sia già posseduto dalla biblioteca; il modulo utenti non solleva il bibliotecario dal lavoro di ricerca nei cataloghi prima dell'inoltro delle richieste.
NILDE offre un servizio che permette di ottimizzare le procedure, beneficiando di una sensibile riduzione del tempo occorrente per l'espletamento delle richieste DD e di un una maggiore tasso di successo, tuttavia queste agevolazioni comportano un sensibile aumento del traffico di richieste. Prima di decidere di aderire a NILDE è quindi importante che una biblioteca consideri diversi pro e contro; alcuni elementi a favore dell'adesione, da valutare nel loro insieme, possono essere:
Relativamente all'utenza è di fondamentale importanza che la biblioteca pubblicizzi i propri servizi: molto spesso i lettori non richiedono un servizio perché non ne conoscono l'esistenza, mentre potrebbero essere molto interessati ad usufruirne.
NILDE è il servizio organizzato di document delivery che riscuote maggior successo in Italia; esistono tuttavia altri servizi molto utilizzati e in molti casi le biblioteche preferiscono basarsi sulla consuetudine di rapporti consolidati nel tempo
continuando a contattare direttamente biblioteche "amiche" per le richieste di materiale non posseduto; tutti i sistemi sono complementari e la biblioteca attiva i servizi più adatti a soddisfare le esigenze del pubblico scegliendo di volta in volta quello ottimale.
Tra i servizi organizzati a livello nazionale è ricordato ILL SBN, promosso dall'ICCU; tra i servizi esteri sono presentati Subito, notevole per le caratteristiche di rapidità ed economicità del servizio, e i servizi della British Library, per la quantità dei documenti disponibili.
L'ICCU ha realizzato un servizio nazionale per il prestito interbibliotecario e il document delivery, a cui possono aderire anche biblioteche che non partecipano a SBN; il servizio, chiamato ILL SBN <http://www.iccu.sbn.it/genera.jsp?s=37>, è basato su un form di richiesta attivabile dal sito dell'ICCU e integrato con l'Indice SBN, attraverso cui è possibile effettuare una ricerca e, se la biblioteca partecipa al servizio, attivare direttamente il form per richiedere copia di un documento o un preventivo di spesa; un elenco delle biblioteche aderenti è disponibile sul sito dell'ICCU <http://www.iccu.sbn.it/moduli/poli/biblioIll.jsp?s=5>. In alcuni casi il modulo ILL SBN è attivabile anche dal catalogo ACNP.
Subito è un servizio DD a pagamento gestito da un consorzio di biblioteche internazionali di area tedesca. Attraverso il catalogo di Subito è possibile conoscere il posseduto delle biblioteche partecipanti, ordinare ad una di esse un articolo o un estratto di un libro e ricevere via e-mail entro 72 ore copia del documento richiesto. Il prezzo per il servizio è di 5 euro fino a 20 pagine; ogni mese viene spedita alla biblioteca una fattura collettiva, pagabile tramite bonifico bancario. Dall'home page di Subito è possibile accedere a pagine informative sul servizio <http://www.subito-doc.com/>.
La British Library ha attivato un insieme di servizi diversificati per la fornitura di documenti, i British Library's remote copy services <http://www.bl.uk/services/copy.html>, articolati in servizi classici per la fornitura di articoli e prestito interbibliotecario (document supply service, articles direct, loan service), servizi mirati alla fornitura di particolari tipologie di documenti (immagini, brevetti) e vendita on line di libri.
Fra i servizi DD il più noto è il document supply service <http://www.bl.uk/services/document/dsc.html>, attraverso il quale l'utente registrato può ricevere articoli via e-mail ad un costo di 12.50 euro l'uno, con un'attesa che varia dai 2 ai 5 giorni (esistono anche servizi celeri di 2 o 24 ore, con tariffe più alte, e modalità diverse di invio del materiale); il pagamento avviene mediante deposito oppure mensilmente, saldando una fattura collettiva.
È attivo anche il servizio Articles direct per gli utenti non registrati, che permette di effettuare ordini di articoli pagando ogni singolo servizio mediante carta di credito; i prezzi per articolo sono equivalenti a quelli del servizio offerto agli utenti registrati [9].
[1] Il prestito internazionale e il document delivery : principi ed istruzioni per la procedura / IFLANET, <http://www.ifla.org/VI/2/p3/ildd-i.htm> (ultima revisione: marzo 2001).
[2] Ariel è un software commerciale che permette di trasmettere e ricevere un documento in formato immagine, acquisito tramite scanner, via FTP o e-mail; in Italia il distributore è Cenfor International <http://www.cenfor.it/products/software/ariel/ariel-index.htm> e maggiori informazioni si possono ricavare dall'home page di Ariel <http://www.infotrieve.com/ariel/>.
Prospero è un software open source sviluppato dalla Ohio State University, che permette di convertire un file.tif in file.pdf cifrato, postarlo su un web server e generare l'e-mail di notifica; il file cifrato viene automaticamente associato ad un PIN e cancellato dopo un numero prefissato di accessi e/o di giorni di giacenza sul server <http://bones.med.ohio-state.edu/prospero/>.
Una valida pagina informativa su alcuni Internet document delivery system (IDD) è curata dal National Network of Libraries of Medicine: <http://nnlm.gov/scr/netwk/elibloan.htm>.
[3] Directive 2001/29/EC of the European Parliament and of the Council on the harmonisation of certain aspects of copyright and related rights in the information society (2001/05/22) = Direttiva 2001/29 CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 maggio 2001, relativa all'armonizzazione di taluni aspetti del diritto d'autore e dei diritti connessi nella società dell'informazione, <http://europa.eu.int/smartapi/cgi/sga_doc?smartapi!celexapi!prod!CELEXnumdoc&lg=EN&numdoc=32001L0029&model=guichett>.
[4] Decreto legislativo n. 68 del 9 aprile 2003, Attuazione della direttiva 2001/29/CE sull'armonizzazione di taluni aspetti del diritto d'autore e dei diritti connessi nella società dell'informazione, <http://www.giustizia.it/cassazione/leggi/dlgs68_03.html>.
[5] Electronic Document Delivery e aspetti correlati al diritto d'autore / Marina Buzzi e Martha Iglesias. -- In Bibliotime, anno VI, n. 3 (nov. 2003), p._ , <http://didattica.spbo.unibo.it/bibliotime/num-vi-3/buzziigl.htm>.
[6] DocDel.net : a directory for document delivery services and users - hundreds of resources and providers, <http://www.docdel.net/>. *Il repertorio fornisce link (non sempre aggiornati!) a molti document delivery services organizzandoli in generali e disciplinari, e segnala inoltre pagine relative al copyright, articoli, liste di discussione sul DD.
[7] Progetto BiblioMIME : Progettazione e sviluppo di servizi avanzati di document delivery tra biblioteche / CNR, <http://www.bibliomime.cnr.it/intro.htm>.
[8] The OpenURL framework for context-sensitive services (ANSI/NISO Z39.88 - 2004), <http://www.niso.org/standards/standard_detail.cfm?std_id=783>. *Lo standard completo è scaricabile in formato .pdf.
[9] I documenti che possono essere richiesti attraverso i servizi della British Library sono ricercabili nel catalogo integrato della BL <http://catalogue.bl.uk/F/?func=file&file_name=login-bl-list>; gli utenti registrati possono effettuare le ricerche anche su un'interfaccia accessibile mediante identificazione, che permette di accedere direttamente al modulo d'ordine.
Questa pagina è stata realizzata per il personale delle biblioteche dell'Università di Pavia; lo scopo principale è di presentare il servizio NILDE, per il quale vengono fatti riferimenti ai punti specifici del Manuale d'uso. Nella pagina vengono anche fornite alcune indicazioni generali sul servizio di document delivery e presentati altri servizi organizzati molto usati presso le biblioteche italiane.
Pagina creata il 2006-05-05 da Caterina Barazia, ultimo aggiornamento 2006-08-08.
URL: <http://siba.unipv.it/divisionebiblioteche/dd.htm>